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在檔案管理方面,有什么比較出色的方法嗎?

2019-07-16

1.分類。依據檔案來源,時間,題目,內容,遼陽檔案管理字母順序分成若干層次和類別。

2.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內。中 華 考 試 網

3.案卷排列。立卷按長久,長期,短期分別組卷,卷內文件把正文,底稿,附件請示和批復放在一起,編制案卷目錄和案內目錄,并復印出四至五份。

4.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的,應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。

5.對所有公司檔案系統排列,遼寧檔案管理確定保管期限,編制檔案目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

6.每年對檔案進行一次清理:清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。

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檔案的保管:

1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;

2.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;

3.做好檔案室的防盜,防水漬,防潮,防蟲蛀,防塵,防鼠害,防高溫,防強光等工作,門窗應結實牢固。


檔案的鑒定:

1.從檔案的內容,來源,時間,可靠程度,名稱等方面鑒別檔案的價值。

2.確定各類檔案的中管期限表.其中財務檔案見財務檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分長久,長期,短期三種.介于兩種保管期限的,保管期限從長。


檔案的銷毀:

1.對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,該清冊長久保存;

2.辦理銷毀手續,經董事會或總經理批準,方能銷毀;

3.銷毀時要有二人以上監銷,關在清冊上簽字。

4.公司應采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密。


檔案借閱,利用工作:

1.凡需使用檔案者,均須填寫文件調閱單,依據調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能調閱

2.卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件,資料可外借。外借的須辦理登記手續。

3.借閱期限不得超過3天。


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