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檔案整理注意事項

2020-05-03

1、文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、遼陽檔案管理,主體與附件不能分開,并按批復在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主體在前、附件在后的順序排列。


2、圖紙按專業排列,同專業圖紙按圖號順序排列。


3、既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。


4、卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號,頁號從“1”開始。


5、頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

遼陽檔案管理

6、成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁碼。


7、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。


8、工程檔案一般不少于兩套,一套由建設單位保管,一套(原件)移交當地城建檔案館(室)。


9、案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法,要整齊、牢固,便于保管和利用。裝訂時必須剔除金屬物。若不裝訂,每件均需加蓋檔號章。


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