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企業檔案的保管方法

2021-02-17

企業檔案保管的具體內容包括:遼陽檔案管理,(1)日常性的保管與保護工作。它包括溫濕度的觀察監測、庫房清潔、庫房的安全保衛和企業檔案的人柜上架整理等。(2)預防性的保管與保護工作。主要指針對企業檔案的防火、防潮、防高溫、防盜等采取的維護措施。(3)搶救性的保管與保護工作。主要指對破損或載體變質的企業檔案進行的修補、復制等。(4)條件性的保管與保護工作。主要指庫房的規劃建設與使用、企業檔案裝具的挑選及設備的購置與維護等。  


   庫房管理工作是企業檔案保管工作的主要內容,是檔案保管工作的基礎,因而只有做好經常、具體的庫房管理工作,才能為整個檔案工作的順利進行創造必要的條件。  


一、檔案庫房的布局  


   庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫房區間和保管區段的劃分。庫房區域應盡可能集中,同一基本大類的企業檔案應盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中;辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間;業務技術用房應盡量布置在庫房的一樓;利用頻率較高的企業檔案應放在靠近辦公室的房間里。  


   庫房房間較多的企業檔案部門,應編制庫位號及庫位索引,進行定位管理。庫位號一般由房間號、柜架號及擱板號構成。其中柜架號自房間入口處計,從左到右依次編排;擱板號以一組檔案柜架為準,從上到下依次編排。確定了庫位號后,就應在此基礎上制成庫位索引。    


二、檔案架(柜)的排放和編號


   庫房中的檔案架(柜)的排放,應符合下列幾個要求:


      1.排列一致,橫豎成行。如有大小式樣不同的架(柜)子,則應適當分類,盡可能做到整齊一致。  


      2.有窗庫房的架(柜)子的排列,應與窗子垂直,以避免強烈光線直射;無窗庫房的架(柜)子的排列,縱橫均可,但應注意不要有礙通風。  


      3.架(柜)子排列應大限度地利用庫房的地面與空間,并要便于檔案的搬運和取放,不宜太松或太緊。  


三、檔案的存放和全宗排列  


   企業檔案存放應按全宗進行,一個全宗內的檔案應集中在一起。庫房內各個全宗單位應進行系統排列。全宗排列法主要有兩種,即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便,后者對全宗的系統管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個全宗內的案卷的排列次序時,必須嚴格地按照全宗內既定的分類體系和案卷的順序號進行,以保持案卷之間的聯系。  


      當確定了全宗和案卷的排放次序以后,就可以組織上架。上架的次序應根據檔案架(柜)及其“欄”、“格”的編號次序進行。企業檔案的存放通常采用豎放的方式,這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案(如卷皮質軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等),通常采用平放的方法,這樣使文件較舒展,有利于保護檔案。  

遼陽檔案管理

平放檔案時,為了取放方便和避免文件承擔過重的壓力,堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。  


四、建立全宗卷  


   在企業檔案管理工作中,專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料,以全宗為單位組成專門案卷,即稱為“全宗卷”。  


   全宗卷是在企業檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯系,是對全宗進行整理、鑒定、統計、提供利用以及進一步收集該全宗范圍內的檔案的重要依據,是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此,全宗卷應單獨集中,按全宗順序保管。  


五、溫、濕度調節和清潔衛生管理


   科學地控制溫度和濕度,保持庫房的環境和庫內衛生,是做好企業檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務,必須按照檔案保護的技術要求,建立庫房管理制度,堅持進行各種測定和防治,采取一系列必要的具體措施。  


六、保衛和保密管理  


       檔案是企業的文化財富,其中許多是機密性的。企業檔案工作人員必須時刻提高警惕,加強庫房的各項保衛保密工作以保證檔案的安全。檔案庫房一定要有嚴密的管理制度。庫房管理人員首先應做好防盜,必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫房管理人員,未經批準,不得隨便入庫。珍貴的、絕密的檔案應放入保險柜,在專門的地點保存。出入庫房的檔案應進行仔細的清點和登記。  在企業庫房管理工作上還必須杜絕一切失密的可能,管理人員非因工作不得談論檔案內容。關于庫房內檔案的存放狀況和管理制度的具體內容,也應列入企業檔案室的保密范圍。


七.防火的管理  


   企業檔案管理部門必須建立防火制度,并把防火作為經常性的重要任務之一。防火工作的管理主要體現在三個方面:  


      1.加強檢查,消除一切發生火災的可能性  要定期檢查電氣設備,有毛病的立刻修理。庫房內應嚴禁吸煙,忌用移動式的火燭。規模大的庫房,一般應安裝避雷針。  


      2.做好滅火的準備  有條件的地方,可安裝自動滅火設備或消防栓。一般均應備有滅火工具、沙箱和充足的水源,這些都應設在便于取用的地方。在檔案工作部門要經常進行防火教育,學習有關的理論知識和技術方法。  


      3.擬制檔案搶救方案  即根據檔案的重要程度、機密程度和庫房的內外條件,擬出一個方案,規定搶救檔案的先后次序、搬運路線、搬運方法、人力及設備。還可設想發生火災的幾種可能性,擬出幾個方案,以備萬一發生火災時可指揮有序,搶救出貴重的檔案,并避免在搶救過程中發生散失和失密現象。  


八、檔案在搬動中的保護


   由于種種原因,庫內檔案有時需要搬動,在搬動過程中常常遭到不同程度的機械磨損和污染,因此,應注意檔案在搬動中的保護措施。  


   在庫房內搬動數量較多的案卷時,必須準備一定的工具,如小型的手推車、案卷托板等。如果不使用搬運工具,那么每次搬動的案卷不要太多,以免損壞檔案。有的檔案如需要捆扎搬運,應注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放檔案必須輕拿輕放,防止搓揉、擠塞或撕裂檔案。整理、捆扎和暫放檔案的位置與條件等均應注意選擇。  


   做好搬動中的保護工作,除了物質和技術措施以外,特別重要的是,要求檔案管理人員有高度的責任心和踏實細致的工作作風。不負責任、粗枝大葉是搬動中發生機械磨損和污染的主要根源。


九、檔案的安全檢查


   定期和不定期地對檔案進行檢查,是企業檔案管理工作中的一項重要工作。只有細致地檢查,才能確切地了解檔案安全保管的程度,從而采取有效的措施改善保管條件,制止檔案被繼續損壞。  


   檔案的定期檢查,可根據本部門的具體情況而定。不定期的檢查,應在下列情況下進行:水災、火災之后;發現檔案遺失或被盜竊后;對某些檔案(如利用頻繁的部分)是否遺失發生懷疑時;發生蟲害、霉爛、水濕等現象時。  檢查方法,基本的是以登記的簿冊與實際檔案進行對照和檢查人員的實地觀察,為此檢查人員應當由比較有經驗的人來擔任。  


       檢查時必須有檢查記錄,記錄應以全宗為單位進行,后應根據記錄做出檢查報告。檢查工作完畢后,對檢查出的問題,應仔細進行研究,做認真的處理,必要時對某些制度做適當的修改。


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